Locatie: Utrecht
Uren: ca. 24-32 uur per week (4–5 dagen)
Werktijden: bij voorkeur tijdens schooltijden, bijvoorbeeld 09:00 – 13:00
Dienstverband: Parttime (loondienst / tijdelijk met uitzicht op vast)
Startdatum: In overleg
Over de functie
Voor ons back-office team zoeken wij een praktische en betrouwbare Office Manager In deze rol ondersteun je het team én het management met uiteenlopende werkzaamheden op kantoor: van het verzorgen van een prettige werkomgeving tot lichte HR-, operationele en managementondersteuning.
Je bent iemand die zelfstandig werkt, goed overzicht houdt en het fijn vindt om dingen te regelen. Je zorgt ervoor dat dagelijkse klusjes én terugkerende processen soepel verlopen.
Wat ga je doen?
Office & facilitaire ondersteuning
• Zorgdragen voor een nette en representatieve werkomgeving (o.a. planten verzorgen)
• Organiseren en verzorgen van lunches
• Uitvoeren van kleine boodschappen en bestellingen (bijv. supermarktinkopen)
• Verwerken en opvolgen van algemene kantoorbestellingen
• Reserveren van restaurants voor zakelijke afspraken
HR / personele ondersteuning
• Ondersteunen bij diverse HR- en personeelsadministratieve werkzaamheden
• Verzorgen van attenties voor nieuwe medewerkers (o.a. bloemen)
• Aanvragen en beheren van NS Business Cards voor nieuwe medewerkers
• Organiseren van verjaardagen (kaart en cadeaubon)
• Regelen van attenties bij afscheid van collega’s
• Coördineren van feestdagenattenties (zoals kerstcadeau, sinterklaasattentie en paasgeschenk)
• Verzorgen van attenties bij persoonlijke gebeurtenissen (huwelijk, ziekte, overlijden, etc.)
• Registreren en verwerken van verzuim (o.a. via ASR en Spoor 3)
• Ondersteunen bij de administratieve rondom sollicitanten
Operations ondersteuning
• Bezoekers ontvangen en parkeerplekken regelen
• Eerste aanspreekpunt/contactpersoon voor receptie
• Ondersteuning bij diverse ad-hoc operationele taken
Management ondersteuning
• Plannen en organiseren van boardmeetings
• Voorbereiden en versturen van agenda’s
• Opslaan, beheren en archiveren van documentatie
• Ondersteunen bij administratieve en organisatorische managementtaken
Wie zoeken wij?
Je bent servicegericht, hands-on en vindt het leuk om te organiseren en te regelen.
Je herkent jezelf in:
• Je bent zelfstandig en ziet werk liggen
• Je werkt netjes en gestructureerd
• Je bent betrouwbaar en punctueel
• Je bent communicatief vaardig en discreet
• Je kunt goed schakelen tussen verschillende taken
• Je houdt van een ondersteunende rol waarin je echt waarde toevoegt
Pré (maar niet verplicht):
• Ervaring in office support, backoffice of administratieve ondersteuning
• Affiniteit met HR-, operations- of managementprocessen
Wat bieden wij?
• Flexibele parttime functie, ideaal te combineren met schooltijden
• Informele werksfeer met korte lijnen
• Veel afwisseling en zelfstandigheid
• Marktconform salaris
• Een rol waarin je écht helpt om het kantoor en het management te ontzorgen